PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser:
En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema.
La exposición de los resultados de una investigación.
Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia.
Presentar un nuevo producto.
Con PowerPoint, podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad, ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes... También es posible insertar efectos animados, películas y sonidos. Asimismo, podremos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener pequeñas aclaraciones en su exposición, además de muchas otras posibilidad
transición transformación
La nueva transición Transformación se suele utilizar para desplazar objetos desde una parte a otra de la diapositiva. La forma más sencilla de hacerlo es insertar el elemento que queremos mover, por ejemplo una imagen, y duplicar la diapositiva. En esta segunda diapositiva colocamos el elemento en una nueva posición y en la pestaña Transiciones pulsamos en Transformación, como se ve en la siguiente imagen.
Lo primero que hay que hacer para trabajar con PowerPoint 2016 es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas:
Desde el menú Inicio.
Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde él se pueden arrancar prácticamente todos los programas que están instalados en el ordenador.
Al hacer clic sobre el botón Inicio boton inicio en Windows 10 (o en Windows 7 botón incio )se despliega un menú. El aspecto puede cambiar dependiendo de tu versión de Windows, nosotros utilizaremos Windows 10.
Vamos a usar este menú de dos formas:
La primera es escribiendo "power" en la caja de búsqueda. Así aparecerá una línea con el icono de PowerPoint 2016 y bastará hacer clic para arrancarlo.
La ficha Archivo
La pestaña Archivo se encuentra en el extremo izquierdo y tiene un comportamiento diferente ¿por qué?
Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de opciones; es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por lo que la comentaremos aparte. Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones. En su lugar, al pulsar sobre Archivo iremos a una nueva pantalla donde se nos mostrarán una serie de botones en la parte central, como Proteger presentación, Inspeccionar la presentación y Administrar la presentación.
Pestaña Archivo
En la columna de la izquierda tenemos un conjunto de opciones, las principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos. Las opciones Información, Imprimir, Compartir y Exportar las veremos más adelante.
Esta columna contiene dos tipos básicos de elementos:
Menú archivo
- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también pueden mostrar un cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar la acción.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos se oscurece la sección del menú.
Algunos ejemplos son los comandos Guardar, Cerrar y Opciones.
- Opción que despliega una lista de opciones.
Al pasar el cursor sobre ellos, también se oscurece la sección del menú, aunque al pulsar sobre ellos no ejecutan ninguna acción de forma inmediata, sino que muestran un panel a la derecha con opciones adicionales. Al hacer dicho clic, quedan coloreados con un color más intenso, de forma que sepamos qué información se está mostrando en el panel situado justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Guardar como, Información, Reciente o Imprimir.
Cambiar de vista
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión particular de cada una de las diapositivas como una visión global de todas ellas, así como reproducir la presentación para ver el resultado al final.
Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.
Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.
Donde encontraremos las cuatro vistas pricipales (Normal, Clasificador de diapositivas, Vista de lectura y Presentación con diapositivas) que nos permitirán modificar el diseño, echar un vistazo general a todas ellas, abrirlas en pantalla completa para leerlas o ver la presentación tal y como se verá cuando la proyectemos en nuestra exposición. Durante el tema iremos viéndolas con detalle.
Desde las opciones de la cinta.
Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aquí encontramos algunas vistas más además de las que ya aparecían en la barra inferior, como la Página de notas o las Vistas patrón.
Grupos de Vistas en la pestaña Vista
La única vista que no se encuentra aquí es la de Presentación con diapositivas. Puesto que se trata de una vista muy importante, porque nos permite ver el resultado final tal cual lo verá nuestro público, posee una ficha propia llamada Presentación con diapositivas. En ella encontraremos distintas formas de ejecutarla.
Insertar una nueva diapositiva
Para apreciar mejor cómo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices la vista normal.
Puedes añadir una diapositiva de dos formas:
Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.
Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertará tras ella.
Como puedes ver en la imagen anterior, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.
Podemos escoger entre diferentes diseños, o cargar una diapositiva en blanco. No te preocupes si no estás seguro del diseño que necesitas, por ejemplo porque no tienes claro qué contenidos vas a incorporar. Más adelante veremos cómo modificar los elementos que contiene.
Otra opción es insertar una diapositiva que se encuentra en otra presentación. Así, podremos reutilizar material fácilmente. Puedes ver cómo hacerlo en el siguiente avanzado: Insertar diapositiva de otra presentación
Insertar objetos de forma independiente
Pero, ¿qué ocurre si queremos incluir más de un objeto en la diapositiva? ¿Dos, tres, diez? Para eso deberemos insertarlos manualmente desde la ficha Insertar.
Ficha Insertar
Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos de objetos.
4.3. Tipos de objetos
Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son:
Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer su número de filas y columnas.
Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras, de líneas, tartas, etc. Los datos de origen del gráfico se extraerán de una hoja de Excel, de modo que si quieres aprender cómo crear gráficos te recomendamos que visites el curso de Excel 2010.
SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva. Tan sólo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá sus elementos jerarquizados.
Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en nuestro ordenador.
Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías de la galería de recursos de Microsoft.
Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que esté almacenado en nuestro ordenador.
Formas: Son una serie de formas simples, como líneas, flechas y figuras geométricas.
Y por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directamente en la caja de texto.
En futuras unidades del curso iremos profundizando en cómo tratar cada uno de estos objetos para personalizarlos o trabajar con ellos.
Trabajar con imágenes
En la mayoría de casos, nuestra presentación se verá muy enriquecida si incorpora fotografías o imágenes que apoyen la explicación con material más visual. Por eso PowerPoint incorpora herramientas que facilitan su inserción, retoque y ajuste.
Los elementos de este tipo que podemos introducir se encuentran en la pestaña Insertar > grupo Imágenes, y son los siguientes:Ilustraciones
- Imágenes en línea. Son imágenes que buscaremos a través de internet para incorporar a nuestro proyecto. Desde la ventana que se abrirá al pulsar sobre esta opción podemos utilizar el buscador Bing para intentar encontrar lo que necesitamos en Internet.
- Imágenes. Son imágenes que están almacenadas en nuestro ordenador. Normalmente fotografías procedentes de cámaras digitales, de Internet, o creadas con programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, PNG o GIF.
- Captura. Se trata de imágenes que genera PowerPoint automáticamente a partir de una captura de pantalla. Es decir, representan ventanas o elementos que se están mostrando en nuestro ordenador.
También veremos cómo crear una presentación a partir de una serie de fotografías. De esta forma podremos agruparlas en un Álbum de fotografías que podremos compartir fácilmente a través de internet.
Trabajar con tablas
En una diapositiva, además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrás comprobar a continuación las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word. Si no has manejado con anterioridad tablas te aconsejamos que visites el siguiente básico: Conceptos básicos de las tablas Básico.
Crear una tabla
Para insertar una tabla en una diapositiva, despliega el menú Tabla de la pestaña Insertar.
Puedes definir la estructura de la tabla en la rejilla que se muestra. Al pasar el cursor sobre los cuadros se irán coloreando un número de filas y columnas con un borde naranja y verás escritas justo encima las proporciones de la tabla resultante. En nuestra imagen vamos a crear una tabla con 7 filas y 4 columnas.
También desde este menú podemos seleccionar la opción Insertar tabla, que mostrará una ventana en la que podrás indicar directamente el número de columnas y filas. Para que se inserte, pulsaremos Aceptar.
Este es el mismo cuadro que se mostrará si creas la tabla desde un área de contenido existente en el propio diseño de la diapositiva.
Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el recuadro (celda) donde quieras escribir. El cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.
Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en la Unidad 6. Por ejemplo, se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc.Para cambiar de una celda a la siguiente puedes hacerlo con las flechas del teclado o con la tecla TABULADOR.
Trabajar con gráficos
Los gráficos se utilizan a menudo en las presentaciones porque condensan gran cantidad de información y la muestran de forma muy visual. PowerPoint utiliza Excel para la creación de gráficos, por lo que en esta unidad introduciremos los conceptos básicos para su utilización en las presentaciones. Si te interesa profundizar más en la creación y configuración de los gráficos te recomendamos que lo hagas desde el curso de Excel.
Crear y eliminar gráficos
Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente tienes que pulsar en el botón Gráfico de la pestaña Insertar.
Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres mostrar. Selecciona uno y pulsa Aceptar.
En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que más se adapte a tus necesidades. Inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico que has elegido anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad busca gráficos que permitan representar y captar la información fácilmente.
PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja Excel con los datos de ejemplo que se han utilizado para crear el gráfico. Cualquier modificación en los datos deberá realizarse desde la hoja Excel. El gráfico se actualizará automáticamente en la presentación.
Crear un diagrama
Para crear un diagrama tienes que situarte en la ficha Insertar y seleccionar la opción SmartArt. O bien seleccionar su icono en la propia diapositiva si esta incluye la posibilidad de incorporar este tipo de contenido.Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint clasificados en categorías. Nosotros utilizaremos un diagrama de Jerarquía en los ejemplos.
Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar. Se insertará el diagrama en la diapositiva.
Herramientas de SmartArt
Una vez insertado el diagrama aparecen las Herramientas de SmartArt en la cinta, que contienen las fichas Diseño y Formato:
A través de ellas podrás controlar todas las operaciones que es posible realizar con él.
Diseño: Contiene las herramientas más específicas.
Desde el grupo Crear gráfico podemos incluir más elementos al diagrama, así como cambiar su estructura y organización.
El grupo Diseños permite escoger otro tipo de diagrama, siempre y cuando sea de la misma categoría. En nuestro caso podríamos escoger entre los distintos diagramas jerárquicos.Los Estilos SmartArt se preocupan del aspecto estético: colores y diseños rápidos
que nos facilitan el trabajo porque tan solo debemos escoger aquel que más nos guste, sin necesidad de perder el tiempo personalizándolo elemento a elemento. En cualquier momento es posible recuperar el formato por defecto, pulsando Reestablecer gráfico.
Formato: Contiene las típicas herramientas de formato que ya hemos visto aplicadas a otro tipo de objetos. En este caso el formato se aplica a las formas que contienen al texto y al texto en sí.
El grupo Formas permite modificar la forma del contenedor del texto, así como aumentar o disminuir su tamaño.
Dispondremos de los típicos grupos Tamaño y Organizar para redimensionar, alinear, ordenar, etc.
Y también de Estilos de forma y Estilos de WordArt para aplicar estilos rápidos, rellenos, contornos y efectos a las formas y sus textos respectivamente.
Elementos multimedia
Incluir elementos multimedia como sonidos y vídeos en nuestra presentación enriquecerá el contenido y haremos más amena la exposición.
Podemos utilizar material propio que esté almacenado en nuestro equipo, o bien grabarlos en ese preciso momento desde PowerPoint.
Insertar sonidos
Para insertar un sonido en una presentación haz clic en la ficha Insertar y en el grupo Multimedia despliega el menú Sonido. Las distintas opciones te permitirán escoger el origen del sonido que deseas insertar.Audio en Mi PC... abre un cuadro de diálogo para escoger el archivo de audio del disco duro. Permite varios formatos distintos: aac, midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3 o mp4, entre otros.
Grabar audio... abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy simple. Lo único que hay que hacer es pulsar el botón Grabar Grabar y empezará a grabarse cualquier sonido detectado por el micrófono. Para finalizar la grabación, pulsamos el botón Parar Parar. Y si queremos escuchar el resultado, pulsaremos el botón Reproducir Reproducir. El sonido se incluirá en la diapositiva en el momento en que aceptemos el cuadro de diálogo.
Grabadora de sonidos
Sea cual sea la forma en que decidas insertar el sonido, el resultado siempre será el mismo. Aparecerá en la diapositiva una imagen de un pequeño altavoz.
Sonido seleccionado con reproductor debajo
Si la imagen está seleccionada en la vista Normal, se visualizará su reproductor y podrás probar el sonido. También se puede Reproducir desde la cinta.
En cambio, durante la vista de Presentación, de cara al público, el reproductor se mostrará al pasar el cursor sobre el icono.
Reproducción del sonido
Cuando hacemos clic en el icono que representa al sonido en la diapositiva aparecerán las Herramientas de audio. En la ficha Reproducción podremos escoger el Volumen de reproducción y cuándo debe iniciarse el sonido durante la presentación.
Iniciar
Automáticamente reproducirá el sonido nada más mostrar la diapositiva.
Al hacer clic, la opción por defecto, lo reproducirá al pulsar sobre su icono.
Si marcamos la opción Reproducir en todas las diapositivas podremos, por ejemplo, incluir una canción que vaya reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, como sonido ambiente.
En los casos en que reproduzcamos el sonido de forma automática o a lo largo de toda la presentación, suele ser aconsejable activar la opción Ocultar durante presentación. Así no se mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es útil activar la opción Repetir la reproducción hasta su interrupción; así no nos tendremos que preocupar si la canción termina antes de que pasen las diapositivas.
Animaciones y transiciones
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos e incluso al texto que forman parte de ellas, haciéndolas así más profesionales o atractivas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.
Animar textos y objetos
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A continuación, habrá que ir a la ficha Animaciones, grupo Animación y seleccionar cualquiera de las que se muestran.
grupo Animación
En función de la animación escogida se activará el botón Opciones de efectos, que nos permitirá personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por ejemplo, si escogemos una animación de desplazamiento, desde este botón podremos indicar en qué dirección se desplazará. Si escogemos una que añada algún objeto de color, podremos elegir qué color utilizar, etc.
Una vez aplicada la animación apreciarás en la diapositiva un pequeño número junto al objeto.
Animación aplicada
Los números se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva. Además, percibiremos que el fondo del número se muestra rosado para aquel objeto que esté seleccionado. Así, si utilizamos la ficha de Animaciones para alterar algún efecto, sabremos siempre sobre qué objeto estamos trabajando.
Desde el grupo de Intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un clic, si se iniciará a la vez que la anterior o si lo hará después de ella. Incluso podremos establecer la duración del efecto. El resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por defecto, el efecto se muestra en la vista Normal. Y también podremos forzar una Vista previa desde la cinta.
Quitar una animación.
Para quitar una animación, seleccionamos el número que la representa en la diapositiva y pulsamos la tecla SUPR.
Tipos de animaciones.
Si observas la vista previa de las animaciones verás que se representan con una estrella que dibuja más o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores distintos:
Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar o iniciar el objeto.
Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el objeto, haciéndolo destacar sobre el resto.
Rojo para las animaciones de salida. Estas dan un efecto al objeto para dar la impresión de que se va, o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con él.
Tipos animaciones en PowerPoint
Por último encontramos las trayectorias de animación, que no se representan por una estrella, sino por una línea que dibuja el camino que recorrerá el objeto. Como podemos ver en esta imagen hay diferentes tipos de trayectorias, incluso Ruta personalizada que permite dibujar la ruta con total libertad utilizando el ratón.
Trayectorias de animaciones en PowerPoint
Incluso una vez dibujada la ruta podemos ajustarla con todo detalle pulsando con el botón derecho sobre la ruta y eligiendo Modificar puntos.
Modificar puntos trayectoria en PowerPoint
Por defecto los puntos de la ruta son puntos rectos (esquinas) pero podemos transformarlos en puntos suaves (redondeados) haciendo clic con el botón derecho en uno de los tiradores blancos de los puntos, aparecerá esta ventana para que cambiemos el tipo de punto.
Puntos suaves en powerPoint
Encontrarás gran variedad de animaciones al desplegar el botón Más Más. Sin embargo, aún se pueden mostrar más haciendo clic en sus correspondientes opciones del menú.
Más efectos
Animación avanzada.
Sin embargo solo es posible aplicar una animación a cada objeto desde este grupo. Si deseamos incorporar más animaciones, por ejemplo una de entrada y una de salida, deberemos hacerlo desde la opción Agregar animación del grupo Animación avanzada.
Animación avanzada
En este grupo también podemos Copiar animación para reproducir exactamente la misma sobre otro objeto, o utilizar el menú Desencadenar, que permite escoger qué acción inicia la animación. Gracias a este menú, podríamos, por ejemplo, mostrar un objeto solo si se hace clic previamente en otro.
15.2. Panel de animación
El Panel de animación se activa desde el grupo Animación avanzada y muestra un listado de todas las animaciones de la diapositiva. De esta manera, vemos más claramente el orden y los efectos aplicados, así como la forma en que se inician.
Panel de animación
Gráficamente apreciamos:
El orden y número de animaciones de la diapositiva (1, 2...).
El tipo de animación, mostrando su icono representativo en forma de estrella.
El tipo de objeto sobre el que se ha aplicado (título, subtítulo, contenido...)
Su duración y forma de inicio, que se aprecia con las formas situadas a la derecha del nombre del objeto. Si se inician a la vez, o si se inicia uno a continuación del otro, se apreciará en la forma en que se dibujan.
Al seleccionar una animación en el panel observaremos que dispone de un menú desplegable con una serie de opciones, que nos permiten:
Desplegable animaciones
Modificar la forma en que se inicia.
Eliminar la animación con el botón Quitar.
Modificar las opciones del efecto aplicado.
O bien cambiar sus intervalos.
Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a realizar desde la cinta. Tu tarea es escoger la forma de trabajo que más cómoda te resulte.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Animar texto y objetos
15.3. Orden de las animaciones
El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene definido por el orden de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo cuidado.
Cuando una diapositiva contiene varios objetos lo habitual es que se ejecuten en el orden en que los hemos ido aplicando. Sin embargo, esto no siempre será lo que deseemos. Podemos cambiar el orden seleccionando su pequeño número representativo y pulsando los botones Mover antes y Mover después.
Es mucho más cómodo, en cambio, utilizar el Panel de animación. Así, viendo el listado de todas las animaciones, podemos utilizar el botón Reordenar para modificar su orden de aparición.
Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino para cada momento, y este viene determinado por la forma en que se inician las animaciones. Es decir, si se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Después de la anterior.
Intervalos > Iniciar
Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo. Tenemos tres objetos, cada uno con una animación que establece cuándo aparecerán en la diapositiva.
Si los tres se inician Al hacer clic, los tres estarán en el mismo nivel en el Panel de animaciones. Por lo tanto se definirán como 1, 2 y 3 tanto en el panel como en la diapositiva.
Animaciones al hacer clic Animaciones en diapositiva
En cambio, si establecemos que una de ellas (Imagen 5) se inicie Con la anterior, dejará de tener el orden 3 y pasará a mostrarse en la diapositiva con el mismo número que la que haya justo antes que ella. Ambas animaciones se ejecutarán juntas en segundo lugar.
Animaciones al hacer clic Animaciones en diapositiva
Si establecemos que una se ejecute Después de la anterior la numeración será igual que en el caso anterior. La diferencia será que en el panel se mostrará el objeto que representa su ejecución justo después de que finalice el anterior (es decir, con un desplazamiento a la derecha).
Animaciones al hacer clic Animaciones en diapositiva
Definiremos el orden de las animaciones para cada una de las diapositivas donde las haya.
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